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青海师范大学新校区建设基建档案管理办法
    为提高新校区建设基建档案管理水平,充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用,依据国家档案局、国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、国家教委发布的《关于普通高等学校档案管理办法》,并结合新校区规划建设具体情况,特制定本办法。
 
  第一章 基本原则
 
  第一条 基建档案是指在新校区范围内,对经省市政府部门审批立项的项目进行勘察、规划、建设和管理等活动中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、照片、财会账册、凭证及报表决算等各种载体的文件材料。
 
  第二条基建档案是新校区基建工作的真实记录和历史凭证,是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据,实行集中统一管理。
 
  第三条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节,必须纳入新校区建设规划、计划、管理制度以及管理人员和部门负责人职责范围中,坚持基建工程项目与建立基建档案的工作同步进行,工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行,工程竣工验收要与验收基建档案同步进行。
 
  第二章 基建文件材料的形成与归档
 
  第四条 在整个新校区建设工程项目过程中形成的应当归档保存的各种形式载体的材料都属于学校所有,不得据为已有,不得无故拒绝归档,不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件材料的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。
 
  第五条 基建文件材料的归档范围,主要包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建财务和器材管理等八个方面,具体归档范围见附件。
 
  第六条 基建文件材料归档要求:
 
  1.归档的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料。
 
  2.凡归档的文件材料均应是原件,字迹清楚,图面清晰、整洁,不得用易褪色的书写材料书写。
 
  3.具有法律依据和凭证和文件材料、签字和印鉴必须齐全,请示与批复要同时归档,缺一不可。如果报告、请示后无批复,经办人应注明办理情况,以备日后考查。
 
  4.归档份数:竣工图一般归档不少于一套,文字材料、电子文档、底片和声像材料各归档一套。
 
  5.归档时间:凡具有法律依据和凭证的重要文件材料(审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等)在办理、处理完毕后应及时交档案员归档;竣工图、施工文件材料、声像材料在竣工验收后三个月内交档案员归档;管理性文件材料在每年七月底前由档案员归档。
 
  6.组卷方法:
 
  (1)卷内文件排列顺序:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。
 
  (2)基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。蓝图大于卷盒的,以手风琴式折叠成四号图纸的规格,底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订,透明底图必须用缝纫机打图边。
 
  (3)卷内文件材料,无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从1开始,页号位置在非装订线一侧的下角,蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,在每件文件材料的右上方加盖有单位名称,档号、件号的戳记章,并逐一填写。
 
  (4)填写卷内目录和备考表。
 
  (5)填写保管期限。草拟案卷封面各栏目,经校档案馆审查后填写案卷封面。工程技术人员填写归档说明,交分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。
 
  第七条 基建文件材料的归档程序:
 
  1.档案员和各工程项目现场代表应按照归档范围,分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。
 
  2.综合性管理文件材料由档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由各现场代表主持立卷归档,在工程项目竣工验收后,按归档范围要求,将该项目文件材料收集齐全完整后移交档案员;档案员系统组卷后报部门负责人检查验收签字,并向学校档案室移交。
 
  第三章 其 它
 
  第八条 本办法由新校区规划建设工程指挥部负责解释。
 
  第九条 本办法自颁布之日起实施执行。
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